-
Laatst bijgewerkt op
Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken.
De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is.
Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties - in een welbepaalde volgorde - nodig zijn.
Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961. Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.
Vragen en antwoorden over legalisatie van documenten
Voor de legalisatie vanuit het buitenland kunt u ook steeds de website raadplegen van onze vertegenwoordiging ter plaatse: Belgische ambassades en consulaten in het buitenland
Om uw vraag te verfijnen, kunt u ook de Zoekcriteria gebruiken.
Vanaf 4 juni 2022 kunnen verschillende documenten uitgegeven door de autoriteiten in Indonesië en bestemd voor de Belgische autoriteiten nu gelegaliseerd worden door middel van een apostille. Een apostille betekent dat documenten geen legalisatie meer nodig hebben van de Belgische ambassade voor gebruik in België.
De documenten die een Apostille kunnen verkrijgen zijn:
- Echtscheidingsakte
- Certificaat/akte van overlijden
- Certificaat/akte van geboorte
- Certificaat/akte van huwelijk
- Gerechtelijke uitspraak
- Halal-certificaat
- Waqaf-certificaat
- Hibah-certificaat
- Academisch certificaat en onderscheiding
- Certificaat van vaardigheidstraining
- Professioneel certificaat
- Beëdigde vertaling
- Notarieel document
- Identiteitsdocument
- Rijbewijs
- Uittreksel uit het strafregister
- Verklaring van Indonesische autoriteiten
- Memorandum of understanding
- Document met betrekking tot voogdij (adoptie,…)
- Certificaat van de bepaling/bescherming van cultureel erfgoed
- Goedkeuringsdocument voor de overdracht/samenwerking van staatseigendommen in het buitenland
Voor alle informatie over Apostille in Indonesië: neem contact op met het Ministerie van Recht en Mensenrechten van de Republiek Indonesië (Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia), Directoraat Centrale Autoriteit en Internationaal Recht (Direktorat Otoritas Pusat dan Hukum Internasional)
Adres:Jalan H.R. Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12940;
Website en email.
Houd er rekening mee dat een document minder dan 6 maanden oud moet zijn om gelegaliseerd te kunnen worden. Als een document ouder is, vernieuw dan uw document door de onderstaande procedures te volgen:
- Maak een kleurenkopie van het document die vernieuwd dient te worden.
- Legalisatie van de kopie door de bevoegde autoriteiten (bijv. Burgerlijke Stand, Ministerie van Religieuze Zaken, enz.). Zorg ervoor dat de vernieuwingsdatum op de legalisatiestempel wordt toegevoegd.
- Indien vertaling in Indonesië nodig is, vertaalt u de gelegaliseerde kopie door een beëdigde vertaler. Zorg ervoor dat de vernieuwingsdatum ook vertaald is.
- Verkrijg een Apostille-legalisatie bij het Ministerie van Recht en Mensenrechten van de Republiek Indonesië - Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia voor zowel de originele gelegaliseerde kopie als de vertaling.
Documenten gelegaliseerd bij de ambassade
Sommige documenten worden nog gelegaliseerd bij de Belgische ambassade.
Volgende documenten kunnen nog gelegaliseerd worden bij de Belgische ambassade:
- Bijlage 32 (ten laste neming door garant) indien vereist bij visumaanvraag voor studie
- Eindgebruiker Certificaat (End of user)
- Ouderlijke toestemming
- Volmacht en andere privé documenten zoals een verklaring op erewoord
- Documenten afgegeven in Oost-Timor, en reeds gelegaliseerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en Samenwerking van Oost-Timor
Voor legalisatie van bovengenoemde documenten, gelieve een online afspraak te maken.
Voor de kostprijs van een legalisatie, zie consulaire tarieven
Overschrijving of neerlegging
De buitenlandse akten van de burgerlijke stand zoals geboorte en huwelijksakten van Belgische onderdanen kunnen in België worden overgeschreven. Het is zelfs ten zeerste aan te raden de akte te laten overschrijven. Zodra de akte is overgeschreven, kunt u er makkelijk afschriften of uittreksels van laten maken bij de bevoegde Belgische administratie. Anders zult u zich altijd moeten richten tot de Indonesische administratie, zelfs na uw vertrek uit het land en u reeds u de informatie heeft laten registreren bij de ambassade..
Voornoemde akten kunnen in België worden ingeschreven in het register van de burgerlijke stand van de gemeente van uw laatste woonplaats of de eerste gemeente waar u zich na uw terugkeer uit het buitenland gevestigd hebt. U neemt hiervoor best rechtstreeks contact op met uw gemeente in België. De overschrijving in de registers kan in de meeste gevallen per post in orde gebracht worden.
Legalisatie van bijlage 32 en andere documenten
Legalisatie van bijlage 32
De legalisatie van Bijlage 32 is nodig bij een visumaanvraag voor een studentenvisum wanneer de student een garant heeft die zijn studie-en verblijfskosten zal financieren tijdens zijn studieperiode in België.
De sponsor kan zijn:
- Van Belgische nationaliteit; of
- Een burger van de Europese Unie die een verblijfsrecht heeft van meer dan drie maanden in België of een andere lidstaat van de Europese Unie; of
- Een onderdaan van een derde land die toegelaten of gemachtigd is om voor onbepaalde duur te verblijven in België of een andere lidstaat van de Europese Unie; of
- Indien de garant in Indonesië of Oost-Timor woont, moet hij/zij een familielid zijn van de aanvrager (max. familielid 3e graad). De familieband moet worden bewezen door het verkrijgen van de apostille-legalisatie van de geboorteakte (Kutipan Akta Kelahiran) en/of huwelijksakte (Kutipan Akta Perkawinan) en vertalingen door het Indonesische ministerie van Recht en Mensenrechten.
Om de financiële solvabiliteit te analyseren, moet de garant het volgende overleggen:
- Indien hij/zij werknemer is:
- Kopie identiteitskaart;
- Kopie van gezinssamenstelling (Kartu Keluarga);
- Bewijs van tewerkstelling;
- Salarisstrook van de laatste 3 maanden;
- Bankafschriften van de laatste 12 maanden.
- Indien hij/zij onafhankelijk is:
- Kopie identiteitskaart;
- Kopie van gezinssamenstelling (Kartu Keluarga);
- Bewijs van ondernemerschap / bedrijf (SIUP of Akta Pendirian Perusahaan);
- Bankafschrift van de laatste 12 maanden;
- Bewijs van belastingaangifte van afgelopen jaar;
- Belastingbetaler identificatienummer (NPWP).
Andere Documenten
Andere documenten zoals een volmacht voor aangifte van huwelijk, een verklaring op eer, … kunnen eveneens voorgelegd worden ter legalisatie.
Procedure
Legalisatie gebeurt op de ambassade na afspraak.
De persoon wiens handtekening wordt gelegaliseerd, dient persoonlijk aanwezig te zijn en in het bezit te zijn van zijn/haar identiteitskaart. Hij/zij tekent het document aan het loket voor de agent bevoegd voor de legalisatie (het document dus niet op voorhand tekenen).
Voor legalisatie van documenten op de ambassade, gelieve een online afspraak te maken.
Voor de kostprijs van een legalisatie, zie consulaire tarieven.
