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Un document officiel et légal dans un pays ne l’est pas automatiquement dans un autre. C’est pour cette raison que vous devez d’abord faire légaliser vos documents avant de pouvoir les utiliser à l’étranger.
La légalisation certifie l'origine d'un document. C'est une confirmation officielle de la véracité de la signature, du timbre ou du sceau du fonctionnaire qui a signé le document.
Il n’y a pas que la signature de celui qui a délivré le document qui est légalisée mais aussi, par extension, la signature de l’officier qui a légalisé le document. Chaque signature/timbre/sceau est légalisé(e) par celui qui est compétent pour le faire et qui connaît cette signature, ce timbre, ce sceau. Ceci explique pourquoi plusieurs légalisations - dans un ordre bien défini - sont souvent nécessaires.
Un pays peut aussi être lié par un traité de légalisation qui contient des accords sur la manière dont les pays acceptent les documents officiels les uns des autres. Un grand nombre de pays sont ainsi liés par la Convention Apostille de La Haye du 5 octobre 1961. Dans ce cas, une seule légalisation est nécessaire au moyen d'un cachet portant la mention Apostille.
Questions/réponses sur la légalisation de documents
Pour la légalisation à partir de l’étranger, vous pouvez toujours vous renseigner sur le site web de notre représentation sur place: Adresses des ambassades et consulats belges à l’étranger
Pour affiner votre recherche, vous pouvez aussi utiliser les 'Critères de recherche'.
Depuis le 4 juin 2022, plusieurs documents délivrés par les autorités indonésiennes et destinés aux autorités belges peuvent désormais être légalisés au moyen d'une Apostille. Une apostille signifie que les documents ne nécessitent plus une légalisation de l'ambassade de Belgique pour être utilisés en Belgique.
Les documents pouvant obtenir une Apostille sont :
- Certificats/actes de divorce
- Certificats/actes de décès
- Certificats/actes de naissance
- Certificats/actes de mariage
- Décisions du tribunal
- Certificats Halal
- Certificats Waqaf
- Certificats Hibah
- Certificats académiques et prix académiques
- Certificats de formation de compétences
- Certificats professionnels
- Traductions assermentées
- Documents notariés
- Pièces d'identité
- Permis de conduire
- Extraits de casier judiciaire
- Lettres de déclaration des autorités indonésiennes
- Protocole d'accord (MoU)
- Documents relatifs à la garde des enfants (adoption, …)
- Certificats de détermination/Protection du patrimoine culturel
- Document d'approbation pour le transfert/la coopération des actifs d'outre-mer appartenant à l'État
Pour toute information sur l'Apostille en Indonésie, veuillez contacter le Ministère du droit et des droits de l'homme de la République d'Indonésie (Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia), Direction de l'Autorité centrale et du droit international (Direktorat Otoritas Pusat dan Hukum Internasional).
Adresse: Jalan H.R. Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12940.
Site web et email.
Veuillez noter qu’ un document doit dater de moins de 6 mois pour être légalisé. Si un document est plus ancien, veuillez renouveler votre document en suivant les procédures ci-dessous :
- Faites une copie couleur du document qui doit être renouvelé.
- Légalisation de la copie par les autorités compétentes (Ex. Bureau de l'état civil, Ministère des Affaires religieuses, etc.). Veuillez-vous assurer que la date de renouvellement est ajoutée sur le timbre de légalisation.
- Si une traduction en Indonésie est requise, traduisez la copie légalisée au traducteur assermenté. Veuillez-vous assurer que la date de renouvellement est également traduit.
- Obtenez une légalisation par Apostille auprès du Ministère du droit et des droits de l'homme de la République d'Indonésie - Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia pour la copie originale légalisée et la traduction.
Documents légalisés par l'ambassade
Certains documents sont encore sujet de légalisation à l'ambassade de Belgique.
Les documents suivants peuvent encore être légalisés à l'ambassade de Belgique :
- Annexe 32 (prise en charge par un garant) si nécessaire dans la demande de visa pour étudiants
- Certificats de Utilisateur finale (End of User)
- Autorisation parentale
- Procuration et autres documents privés tels qu'une déclaration sur l'honneur
- Documents délivrés au Timor oriental, et déjà légalisés par le Ministère des affaires étrangères et de la coopération du Timor oriental
Pour la légalisation des documents mentionnés ci-dessus, veuillez prendre rendez-vous via le système en ligne.
Pour le coût d'une légalisation, voir frais consulaires
Transcription
Les actes de l'état civil tels que les certificats de naissance et de mariage émis en Indonésie peuvent être transcrits en Belgique. Ce n'est pas obligatoire mais nous vous conseillons vivement d'y procéder. En effet, une fois l'acte transcrit, vous pouvez en obtenir facilement des copies ou des extraits auprès de l'administration belge compétente. Autrement, vous devrez continuer à vous adresser à l'administration Indonésienne même lorsque vous aurez quitté l’Indonésie et que l'acte a été enregistré à l'ambassade.
Les actes de l'état civil émis en Indonésie peuvent être transcrits en Belgique dans les registres de l'état civil de la commune de votre domicile, ou de votre premier lieu d'établissement après votre retour en Belgique. Si vous n’êtes ni domicilié ni résident en Belgique, vous pouvez faire transcrire l’acte dans les registres de l’état civil de la commune de votre dernier domicile en Belgique. Pour en savoir plus, nous vous conseillons de contacter votre municipalité. Certaines communes acceptent l'envoi de documents par la poste.
Légalisation de l'annexe 32 et autres documents
Légalisation de l'annexe 32
La légalisation de Annexe 32 est nécessaire pour compléter une demande de visa pour visa étudiant lorsque l'étudiant a un garant qui financera ses frais d’étude et de séjour pendant sa période d'études en Belgique.
Le garant doit être :
- De la nationalité belge ; ou
- Un citoyen de l'Union européenne bénéficiant d'un droit de séjour de plus de 3 mois en Belgique ou dans un autre État membre de l'Union européenne ; ou
- Un ressortissant d'un pays tiers admis ou autorisé à séjourner en Belgique ou dans un autre État membre de l'Union européenne pour une durée illimitée ; ou
- Si le garant demeure en Indonésie ou au Timor Oriental, il doit être un membre de la famille du demandeur (membre de la famille de 3e degré max.). Les liens familiaux doivent être prouvés en obtenant la légalisation Apostille du certificat de naissance (Kutipan Akta Kelahiran) et / ou du certificat de mariage (Kutipan Akta Perkawinan) et leurs traductions par le ministère indonésien de la loi et des droits de l'homme.
Afin d'analyser la solvabilité financière, le garant doit soumettre :
- S'il est salarié :
- Copie de la carte d'identité ;
- Copie de la composition de la famille (Kartu Keluarga) ;
- Preuve d'emploi;
- Bulletin de salaire des 3 derniers mois;
- Relevés bancaires des 12 derniers mois.
- S'il est indépendant :
- Copie de la carte d'identité ;
- Copie de la composition de la famille (Kartu Keluarga) ;
- Preuve d'entrepreneuriat / entreprise (SIUP ou Akta Pendirian Perusahaan);
- Relevés bancaires des 12 derniers mois ;
- Preuve de déclaration fiscale de l'année précédente ;
- Numéro d'identification fiscale (NPWP).
Autres documents
Les autres documents comme la procuration pour déclarer un mariage, une déclaration sur l'honneur, etc. peuvent également être soumis pour légalisation.
Procédure
La légalisation se fait à l'ambassade par un rendez-vous.
La personne dont la signature est légalisée doit être présente en personne et en possession de sa carte d'identité. Il signe le document au guichet devant le personnel autorisé à la légalisation (ne pas signer le document à l'avance).
Pour venir à l'ambassade pour la légalisation de documents, veuillez prendre votre rendez-vous via le système en ligne.
Pour le coût d'une légalisation, voir frais consulaires.
